Nyomtatás 

Tempus Közalapítvány„A pályázatíró csak lenyúlta a pénzt, nekünk kellett megírni az egész pályázatot. Folyton telefonálgattak, hogy küldjük át ezt, meg írjuk meg azt." „A pályázatok olyan bonyolultak, hogy képtelenség magunknak megírni, azt se értem, mit kérdeznek. Egyébként is kell a jó összeköttetés."

Magyarországon ma rengeteg pályázati tanácsadó és számtalan tanácsadó cég kínálja a szolgáltatásait a piacon. A pályázókat részben a bőség zavara, részben a folyamatosan keringő városi legendák bizonytalanítják el, hogy érdemes-e pályázatíróra bízni a pályázatok megírását. A döntéshez nem árt néhány szempontot figyelembe venni.

Elsőként általában az általános forráshiány miatt a pénz kérdése merül fel. A tanácsadók rendszerint egyedi ajánlatot adnak a pályázat megírására a pályázat tartalmától, nagyságától, a rendelkezésre álló időtől, vagy akár a megbízóval való eddigi együttműködés hatékonyságától függően. Általában a pályázat benyújtása előtt fizetendő fix alapdíj (pl. megvalósíthatósági tanulmány elkészítése címén) és a támogatási összeg bizonyos százalékában meghatározott sikerdíj kombinációjára számítsunk (összességében jellemzően a támogatási összeg min. 5%-áról indul az ár). Gyakori a pályázatírást, pályázatmenedzsmentet (pl. hiánypótlás, tisztázó kérdések megválaszolása, szerződéselőkészítés) és a projektmenedzsmentet (támogatás esetén a végrehajtás koordinációját) magába foglaló komplex tanácsadói szerződés. Ha ezt egy csomagban szerződjük ki, fajlagosan jóval olcsóbb lehet mindegyik eleme. Fontos tudnunk, hogy a százalékos sikerdíj és a legtöbb esetben a pályázatírás díja hivatalosan nem elszámolható költség (a jó pályázatíró azonban tud javaslatot tenni arra, hogy ezt hogyan és honnan fedezzük). A válság óta egyre jobban elterjedt, hogy bizonyos (különösen egyszerűbb) pályázatok kidolgozását alapdíj nélkül is vállalják cégek, sőt, egy-két pályázatot akár teljesen ingyenesen is megírnak a nekik szimpatikus civil szervezeteknek. Ezt inkább a nagyobb cégek tehetik meg, egyéni pályázatíróktól ritkán várhatjuk akár csak az alapdíj elengedését is. Ami miatt mégis megérheti egyéni pályázatírót alkalmazni, az az, hogy sokszor intenzívebb, személyesebb kapcsolat alakulhat ki vele, mint a nagyüzemibb módszerekkel dolgozó cégekkel. A tanácsadók olyan konstrukciókat is kínálnak, hogy fix éves/havi díj ellenében nem kérnek alapdíjat az ügyfél számára megírt pályázatokért. Mindezekért cserébe természetesen a sikerdíjnál kell megfizetnünk a pályázatírás teljes árát. Összességében tehát elmondható, hogy általában legalább a támogatási összeg 5%-ának megfelelő összeget kell rászánnunk arra, hogy a pályázatírást kiszerződjük.

Vannak azonban más megoldások is pályázatírói szakértelem bevonására. Gyakran előfordul, hogy a szervezetünknél van kapacitás a pályázat megírásához, csak nem tudjuk, hogyan kezdjük el, milyen sorrendben töltsük ki az űrlapokat, kérdéseink vannak, illetve szeretnénk, ha pályázati szakember véleményezné a készülő pályázatunkat. Ebben az esetben célszerű óradíjas alapon tanácsadót bevonni. Akár 5-10 órányi tanácsadói díjért is érdemi segítséget kaphatunk, és ilyenkor természetesen nincs sikerdíj (a tanácsadói díjat viszont – az alapdíjhoz hasonlóan – akkor is ki kell fizetni, ha a pályázat nem nyer). A pályázati tanácsadó bevonása a megfelelő pályázat kiválasztásánál is hasznos lehet. Mindenképpen ajánlott az első konzultáció során őszintén megbeszélni a pályázatíróval, hogy milyen anyagi lehetőségeink vannak, milyen kapacitásunk, tapasztalatunk van a pályázat megírásához, és milyen fajta segítségre szorulunk. A pályázatírók ezek tisztázása után rendszerint tudnak rugalmas, az igényeiknek megfelelő konstrukciót ajánlani.

A pályázatfigyelés kiszerződése önmagában nem ajánlható jó szívvel. A pályázatíró cégek – igaz, hogy nem túl magas összegért – általában ömlesztve kézbesítik az elektronikus postaládánkba a szervezeti formánknak, intézménytípusunknak, esetleg szakterületünknek megfelelő pályázatokat, amikről aztán magunknak kell megállapítani, hogy tudunk-e velük kezdeni a valamit. Ehhez képest a pályázati portálok (pl. www.pafi.hu) használata ingyenes, az értelmezés és a kiválasztás feladata pedig ugyanúgy ránk marad. A pályázatfigyelést csak hosszú távú, a szervezetünket ismerő partner tudja megfelelően testreszabottan végezni, például olyan, aki írt már nekünk pályázatot. Neki viszont ugyanúgy érdeke a további üzletszerzés és az üzleti kapcsolat fenntartása, ezért általában nem kér pénzt a pályázatfigyelésért, hacsak nem telnek el évek a két pályázat között.

Visszatérve a pályázatírásra: általános szabály, hogy minél kevésbé épül be a projekt végrehajtása a szervezetünk életébe, annál inkább érdemes kiszerződni. Így van ez a projektmenedzsmenttel is (már ha a pályázati kiírás egyáltalán ad lehetőséget a kiszerződésre). Egy építési beruházás esetén például többnyire továbbra sem kívánunk mérnököket foglalkoztatni, épületeket tervezni, építési alvállalkozókat dirigálni: nekünk egyszerűen a kész épületre van szükségünk. A beruházáshoz kapcsolódó megvalósíthatósági tanulmány megírását is érdemes inkább profira bízni. Ha viszont az iskolában folyó oktató-nevelő munka fejlesztését tűztük ki célul, akkor nagyon fontos, hogy a tervezés első percétől kezdve a magunkénak érezzük a projektet, és az szervesen beilleszthető legyen minden ízében a szervezetünk napi tevékenységébe. Ilyenkor elegendő fix óradíjjal, vagy akár önkéntes alapon, konzulensként, tanácsadóként bevonni tapasztalt pályázatírókat, projekttervezőket a munkába. A pályázati tanácsadó kiválasztásának fő szempontja a referenciái legyenek.

Mindkét esetben számoljunk azonban azzal, hogy a pályázatíró nem írhatja meg helyettünk, amihez mi értünk jobban, azaz a szervezeti/céges profilunkba vágó szakmai tartalmakat, az intézményünk, kollégáink bemutatását. Pontosabban a pályázatíró szerkesztheti azokat a szakmai anyagokat, önéletrajzokat, amiket a rendelkezésére bocsátunk, ezeknek azonban minden szükséges információt tartalmazni kell. Készüljünk arra, hogy legalább a megfelelő döntések meghozatalához, az elkészült anyagok szakmai javításához, jóváhagyásához biztosítanunk kell döntésképes munkatársat, de többnyire a projektspecifikus anyagok megírásában, a végrehajtási ütemterv kialakításában is tevőlegesen részt kell vennünk. A piacról tehát szakértelmet vásárolhatunk, kulcsrakész pályázatot saját befektetett munka nélkül azonban nem.

A szerzőről:

Kellermann Éva

Ahány pályázó, annyiféle ízlés, tapasztalat, meggyőződés. A hazai és a nemzetközi pályázatokon való sikeres szereplés egyaránt gondos, logikus és világos tervezést és precíz adminisztrációt igényel. Nehéz ugyan általános igazságokat mondani a pályázatokról, hiszen nagyon különbözőek, azonban alapvető szakmai útmutatást, a fenti kérdések eldöntéséhez szükséges főbb mérlegelési szempontokat meg lehet fogalmazni. Következő cikkünkben szintén Kellermann Éva, a projektmenedzsment képzés oktatója lesz segítségünkre...

Mire számíthat online cikksorozatunk következő részében?

Forrás: Tempus Közalapítvány

Kapcsolódó cikkek

Cikkajánló – Térképezzük fel előre a pályázati forrásokat

Cikkajánló – Igaz vagy hamis? Információk és pletykák a világhálón a pályázatokkal kapcsolatban

Cikkajánló – Mire számíthatunk a következő hét évben az uniós források terén?